home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PC-SIG: World of Education / PC-SiG's World of Education.iso / run / 3312 / fe.exe / CHPT2.TXT < prev    next >
Text File  |  1992-05-28  |  20KB  |  444 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                                                             page 2-1
  5.  
  6.                      CHAPTER 2: INTRODUCTION
  7.  
  8.  
  9. This chapter introduces you to many of the features of FREE & EASY.
  10. After completion of this chapter, you will be able to use FREE & EASY
  11. quite effectively.  You might want to use the remaining chapters as
  12. reference material only.
  13.  
  14.  
  15. What is FREE & EASY?
  16.  
  17. FREE & EASY is a program that lets you organize numerical and financial
  18. information and do "what if?" type calculations.  As you will see in
  19. this chapter, FREE & EASY has great versatility and flexibility to
  20. adapt to your needs.
  21.  
  22. Think of FREE & EASY as a large sheet of paper where you enter your
  23. data and do calculations.  The area in which you work in FREE & EASY is
  24. called the "sheet".
  25.  
  26. FREE & EASY has many features which are found in a spreadsheet, such as
  27. cells.  Unlike a spreadsheet, however, the cells of FREE & EASY are not
  28. arranged in a grid of rows and columns.  You add cells whenever
  29. and wherever they are needed on the sheet.
  30.  
  31. FREE & EASY also includes many aspects found in a word processor,
  32. including search-and-replace and cut-and-paste features.  You add text
  33. to the sheet anywhere you desire.
  34.  
  35. These features allow you to analyze numerical or financial information
  36. in your own way and not be forced into a pre-defined format.  You
  37. establish a format with which you are most comfortable.
  38.  
  39.  
  40. The FREE & EASY Screen
  41.  
  42. When FREE & EASY is started up, the FREE & EASY screen appears.  The
  43. bar at the top of the screen is the menu bar.  This bar shows all the
  44. pull-down menus available.  The bar just below this is the cell bar.
  45. The left side of this bar shows the cell contents and the right side,
  46. the cell name.  The bar is empty initially.  (More on this bar later.)
  47. The bar at the very bottom of the screen is the prompt bar.  This bar
  48. gives possible actions to take during a session of FREE & EASY.
  49.  
  50. The sheet is the largest area of the screen and is bounded by a double
  51. border.  This is the area in which you enter all information, do
  52. calculations and analysis, etc.  Upon startup of FREE & EASY, the top
  53. of the box containing the sheet shows "1:UNTITLED".  The "1" means that
  54. this is the first sheet loaded for the session of FREE & EASY.  (We
  55. will be working with only one sheet at a time for the first several
  56. chapters). "UNTITLED" is the title of the sheet (called this since no
  57. name has been given to the sheet yet).
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.                                                             page 2-2
  71.  
  72. Moving Around the Sheet
  73.  
  74. You can treat FREE & EASY like a text editor (and it can be used as one
  75. if desired) and just start entering text.  The cursor shows the
  76. location on the sheet where text will be entered.  The numbers at the
  77. far right of the prompt bar show the location of the cursor on the
  78. sheet.  When FREE & EASY starts up, this shows 0001:0001, indicating
  79. that the cursor is at row 1 and column 1.
  80.  
  81. Text can be entered in the sheet in one of two modes.  In overstrike
  82. mode, the new text typed in replaces the text at the cursor location.
  83. In this mode, the cursor is a full box.  In insert mode, text is
  84. inserted at the cursor location, and text to the right of the cursor is
  85. pushed right.  You can switch between these modes by pressing the
  86. Insert key.  It is recommended that the cursor be kept in overstrike
  87. mode except when you specifically want to insert text.
  88.  
  89. Inside the box with the double border, you see only a small portion of
  90. the sheet.  The cursor can be moved around the sheet with the cursor
  91. control keys, i.e. up, down, left, right, home, end, tab, etc.  Try
  92. experimenting by typing in some text and moving the cursor around the
  93. sheet.
  94.  
  95.  
  96. Menus
  97.  
  98. FREE & EASY has several pull-down menus as shown by the menu bar.  To
  99. activate the menu bar, press the "Alt" key.  When you do this, two
  100. things happen.  The prompt bar (at the bottom of the screen) changes.
  101. In FREE & EASY the prompt bar is context sensitive and changes
  102. according to the situation.  The menu bar now shows a highlighted
  103. letter for each pull-down menu.  To choose a pull-down menu, press a
  104. highlighted letter (e.g. C for "Cell") or use the left and right cursor
  105. keys to highlight the desired pull-down menu, and press Enter.  (You
  106. can also press the Alt key and the capital letter of the pull-down menu
  107. simultaneously.)
  108.  
  109. Once you have the pull-down menu, you can choose the desired action by
  110. pressing the highlighted letter or using the up and down cursor keys to
  111. highlight the desired menu item and pressing Enter.  At this point you
  112. can also press the left and right cursor keys to obtain the adjacent
  113. pull-down menu.  If you change your mind and decide you do not want a
  114. menu item, press Esc to go back to the sheet.
  115.  
  116. In this manual, notation such as Alt-FS is often used to describe how
  117. to call a menu item.  This means that you should press the "Alt" key
  118. followed by the F key followed by the S key.
  119.  
  120. Some menu items have three dots (...) after them.  This means that
  121. another menu will come up or FREE & EASY will ask for additional
  122. information before doing the menu action.  Other menu items have
  123. associated short-cut keys.  For example, the "Save" menu item in the
  124. "File" pull-down menu has a  ^S beside it.  This means that you can
  125. also use the control-S key combination to do this action.  As you
  126. become more familiar with FREE & EASY, you will find yourself using the
  127. short-cut keys more often to save time.
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.                                                             page 2-3
  137.  
  138. Try scrolling through the pull-down menus of FREE & EASY and see what
  139. is found in each.  This will give you a good idea of what is available.
  140.  
  141. A summary of what is found in each pull-down menu is as follows:
  142.  
  143. File:      saving and loading sheets, starting new sheets, re-sizing,
  144.            renaming sheets, printing sheets, DOS shell, screen blanker
  145. Cell:      adding and removing cells from the sheet, modifying cells
  146.            on the sheet, adding tables of cells or data
  147. View:      various menu items to be used with multiple windows and
  148.            multiple files
  149. eDit:      search and replace menu items, cut and paste menu items
  150. Eval:      evaluation of cells on the sheet, modification in the order
  151.            in which sheets are evaluated, modification of evaluation
  152.            defaults
  153. Range:     adding and modifying ranges on the sheet (range functions
  154.            are special functions described later in the Instruction
  155.            Book)
  156. Help:      shows some of the helps available (more on this shortly)
  157.  
  158.  
  159. Entering Data
  160.  
  161. FREE & EASY has several menus where data is entered or modified.  The
  162. prompt bar will always give you some guidance in what to do.  There are
  163. three different situations to consider.  One situation occurs when some
  164. text (eg. name of a file) must be entered.  The second situation occurs
  165. where an integer (number) must be entered (eg. maximum number of lines
  166. a sheet can have).  Finally there are situations where a choice must be
  167. made from several options (eg. trig calculations are done in radians,
  168. degrees or gradients).  Text, integers and choices are always handled
  169. the same way in FREE & EASY.  We will look at each one in more detail.
  170.  
  171. When you choose a menu item which requires you to enter text, there may
  172. be text highlighted which is already there.  This text could be a
  173. default for example.  At this point you can either edit the text which
  174. is there or start with something new.  To edit what is there, hit home,
  175. end, left or right and you can start editing.  To start fresh, hit any
  176. letter or number or other character and what is there will disappear.
  177. You can be in insert mode or overstrike mode just as you were on the
  178. sheet.  When you have finished typing in your text, press Enter.  If
  179. you want to cancel, press Escape.  In many cases, certain rules must be
  180. followed when entering text in a menu item.  For example, if you are
  181. entering a file name, it must conform to DOS rules.  If it does not,
  182. FREE & EASY will give you an error message and refuse to accept what
  183. you have typed.
  184.  
  185. If you have a menu item which requires an integer, it can be done the
  186. same way as text is entered.  As well, you can use the left and right
  187. arrow keys to decrement or increment the value by one.  Usually if a
  188. menu item requires an integer, there is a minimum and maximum value
  189. that FREE & EASY will accept.  If you are outside this range, Free &
  190. EASY will adjust the value you type in to the minimum value if your
  191. value is less than this or to the maximum value if your value is
  192. greater than this.  No error message is given in this situation.
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.                                                             page 2-4
  203.  
  204. If you have a menu item which requires you to make a choice from a
  205. range of options, you change the option by pressing Enter or the
  206. highlighted letter of the menu item.  You can also use the left and
  207. right keys to change the option.
  208.  
  209.  
  210. Cells
  211.  
  212. All calculations done on the sheet are done in the cells.  Cells in
  213. FREE & EASY have some features that are similar to those in a
  214. spreadsheet.  Unlike a spreadsheet, however, with FREE & EASY you add
  215. cells anywhere in the sheet according to where you need them.  In a
  216. spreadsheet, a variable must be a cell, but in FREE & EASY, a variable
  217. can be defined anywhere in the sheet (a cell can also act like a
  218. variable if desired).  With FREE & EASY it is easy to add text around
  219. cells and variables to describe their function, making a sheet easy to
  220. understand.  When you start a new sheet it has no cells.  We will look
  221. at some ways to add, modify and remove cells.
  222.  
  223. The "Add/modify cell" (Alt-CA) menu item is used to add a new cell to
  224. the sheet or to modify an existing cell.  If the cursor is not on a
  225. cell, then a new cell will be added at the cursor location.  If the
  226. cursor is on a cell when this menu item is called up, then the cell at
  227. the cursor position is modified.  This is the same for other menu items
  228. which add or modify cells.
  229.  
  230. The first item on the "Add/modify cell" is "Contents."  If the cursor
  231. is on a cell when this is called up, the contents of that cell will be
  232. shown.  If the cursor is not on a cell, the contents of the default
  233. cell will be shown.  (The default cell is covered in greater detail
  234. later in the Instruction Book.)  The cell contents are the calculations
  235. done at that cell when the cell is evaluated.  The cell contents can be
  236. as simple as just a number or a complex expression containing
  237. references to variables, other cells, locations on the sheet and a
  238. number of various functions.  When you enter the contents, FREE & EASY
  239. checks to make sure that you have used correct syntax.  If you have
  240. made a mistake in syntax, FREE & EASY will tell you what your mistake
  241. is and will not accept what you typed in until the syntax is correct.
  242.  
  243. Next you can add a cell "Name".  It is optional for a cell to have a
  244. name.  If you want to refer to the value of the cell in another cell's
  245. contents, you can refer to the cell by its name.  When the cursor is on
  246. a cell, the cell bar (second bar from the top of the screen) displays
  247. the cell contents at the left and cell name at the right.  If you do
  248. give the cell a name, it is a good idea to give it a meaningful one.
  249. This will help you later in debugging a sheet.
  250.  
  251. The format in which the cell's value is displayed on the sheet can be
  252. varied.  The menu items for this are self-explanatory.  This is covered
  253. in more detail in chapter 3.
  254.  
  255.  
  256. Variables
  257.  
  258. Variables can be defined anywhere in the sheet.  Variables are used in
  259. the calculations done in the cell contents.  An equal sign "=" defines
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.                                                             page 2-5
  269.  
  270. the variable.  The variable is on the left of the equal sign, and its
  271. value is on the right of the equal sign.  Once a variable has been
  272. defined, it can be used in any cell contents.  For example, in the
  273. sheet we could define two variables as follows:
  274.  
  275.          time=2.4 hours  speed=60 m.p.h.
  276.  
  277. We could then have a cell to calculate the distance travelled.  Its
  278. contents would be:  time*speed
  279.  
  280. You can also refer to numerical values in the sheet by their location.
  281. To do this, hit the backslash, "\", key while entering the cell
  282. contents and the menu will disappear.  Next, move the cursor to the
  283. location on the sheet you wish to refer to and press Enter.  You can
  284. press Escape to cancel this operation.  After this in the cell
  285. contents, you will see the location you chose in the sheet referred to
  286. by row and column.  For example if you moved the cursor to row 5 and
  287. column 10 the following would be entered in the cell contents:
  288.  
  289.          !0005!0010
  290.  
  291. to represent the location you chose.  The location you refer to can be
  292. made relative or absolute.  As well you can refer to a location on a
  293. sheet other than the sheet the cell is in.  This is covered in more
  294. detail in chapter 3.
  295.  
  296. There are other shortcut keys you can use to add or modify a cell.
  297. Control-C (or Alt-CC) can be used simply to add or modify a cell
  298. contents.  Control-N (or Alt-CN) can be used just to add or modify a
  299. cell name.  The control-R  key combination will remove a cell where the
  300. cursor is.  You can also add a table of cells all at once.  More
  301. details about these features can be found in chapter 3.
  302.  
  303.  
  304. Evaluation of Cells
  305.  
  306. When you add a cell to the sheet or modify a cell, its contents are
  307. automatically evaluated and the calculated value is printed to the
  308. sheet in the format for that cell.  However, there are times when you
  309. might wish to re-evaluate the cell(s) on the sheet.  For example, after
  310. you change the value of one or more variables, you might want to see
  311. this effect on a certain cell.  The pull-down menu "Eval" has several
  312. menu items for evaluating cells.  At the present time, only three items
  313. will be reviewed.  (Notice that most of the items on the "Eval" pull-
  314. down menu have shortcut keys.  Use of these shortcut keys greatly
  315. speeds up your work.)
  316.  
  317. The F7 key evaluates only the cell the cursor is on and no other cells.
  318. The F8 key puts the cursor to the next cell to be evaluated.  This key
  319. combination (F7 and F8) can be very useful when following how the
  320. calculations in a sheet work, or when debugging a sheet.  The F9 key
  321. will evaluate all the cells.
  322.  
  323. The way in which FREE & Easy evaluates the cells can be adjusted with
  324. the evaluation defaults.  This is an advanced topic found in chapter
  325. 6.  It is possible to get an evaluation error when evaluating cells
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.                                                             page 2-6
  335.  
  336. (eg. division by zero).  If this occurs, FREE & EASY stops the cell
  337. evaluation, displays a message describing the error and then puts the
  338. cursor on the offending cell.
  339.  
  340.  
  341. Helps
  342.  
  343. The system of helps for FREE & EASY is like having an expert beside you
  344. always ready to lend you a hand when you need it.  At any time in your
  345. session of FREE & EASY you can press the F1 key and the help screen
  346. will pop up with the appropriate help topic.  The helps are context
  347. sensitive; the help topic which pops up changes depending on your
  348. situation.  There are over 200 help topics.  Every menu, every
  349. situation where FREE & EASY asks you for data, every warning and every
  350. error message has an associated help topic.  In any of these situations
  351. just press F1 to obtain more information on the subject.
  352. The help topics are also hyper-linked.  On the help screen, related
  353. topics are highlighted.  To see the related help topic, just put the
  354. cursor on the highlighted text and press Enter or F1, and the related
  355. help topic comes up.
  356.  
  357. Among the help topics, some which you will find interesting are:
  358.  
  359. Short Cut Keys:  a summary of all shortcut keys
  360. Contents:  a summary of various categories of help topics
  361. Index:  a complete listing of all help topics
  362.  
  363. FREE & EASY remembers the last 10 help topics to which you have
  364. referred.  You can look at the last help topic called up by pressing
  365. shift-F1.  Once in the help screen, you can go backwards in the helps
  366. called up with shift-F1 and forwards with control-F1.  When you leave
  367. the help screen (by pressing Escape) the help screen displayed at that
  368. time is considered the last help screen.  Thus if while in the help
  369. screen, you went backwards through the help screens with shift-F1 and
  370. you then exited the help screen, you cannot scroll forward through
  371. those help screens once you re-enter the help screen.
  372.  
  373. You are encouraged to use the helps often during a session of FREE &
  374. EASY.  If you get an error message or warning, press F1 to get more
  375. explanation about the situation.  And since the helps are context
  376. sensitive, they can be used as a self-teaching tool when you are
  377. starting FREE & EASY.  If there is something in the help that you do
  378. not understand, use the hyperlinks to read on a related help topic.
  379.  
  380. Remember that for FREE & EASY to use the helps, it must be able to find
  381. the help files FREE0.HLP and FREE1.HLP.  Thus these files must be
  382. either in the current directory or the current path.  If you use the
  383. startup batch file (SFE.BAT) that comes with FREE & EASY, this
  384. condition will be satisfied.  You can read your DOS manual for more
  385. details about this.
  386.  
  387. From the "Help" pull-down menu you can also access "A View of FREE &
  388. EASY" and the "Instruction Book".  To do this the files required for
  389. these (see chapter 1) must be in the current directory or the current
  390. path.
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.                                                             page 2-7
  401.  
  402. Using Files
  403.  
  404. All FREE & EASY file-handling features are found in the "File" pull-
  405. down menu.  There are several file-handling features, but only two will
  406. be discussed in this section.
  407.  
  408. Undoubtedly you will want to save your FREE & EASY sheets to disk so
  409. that you will be able to continue working on them in your next session.
  410. Each sheet that you are working on is saved as a separate file.  The
  411. file is saved under the name of the sheet.  Thus the name of the sheet
  412. must be a valid DOS file name (FREE & EASY checks this for you when you
  413. give a sheet a name).  You can also use the shortcut key "control-S".
  414. The "Save" menu item  will save to disk the sheet on which you are
  415. working.  If you have not yet given the sheet a name, FREE & EASY will
  416. ask you to give the sheet a name.  If you want to save the sheet under
  417. a different name, use the "save As" menu item.  The file is saved to
  418. the current directory of the current drive.
  419.  
  420. If you do not supply a file extension to the name of the sheet FREE &
  421. EASY will automatically supply the extension ".FRE".  It is recommended
  422. that you follow this practice.  This will allow you to better keep
  423. track of your files--all your FREE & EASY files will have the extension
  424. ".FRE".  FREE & EASY stores files in its own special format.
  425.  
  426. To load a file from disk, pick the "Manage files" menu item.  This
  427. leads to another menu which has many features.  The "Load file" menu
  428. item here is used to load sheets.
  429.  
  430. Some of the other features for file handling include using make files
  431. (another type of FREE & EASY file), text files, changing the current
  432. directory, etc.  These are covered in the Instruction Book in more
  433. detail in chapter 5.
  434.  
  435.  
  436. Exiting FREE & EASY
  437.  
  438. To end your current session of FREE & EASY, choose the "eXit" menu item
  439. from the "File" pull-down menu.  Make sure to save all your sheets
  440. before exiting if you do not want to lose data.  Before exiting, FREE &
  441. EASY will ask you if you really want to exit.  This gives you one last
  442. chance to save sheets before you end your session.
  443.  
  444.